提升效率 6 方法：打破迷思、精准时间管理，真正的事半功倍！避免闪亮物＆善用时间块｜Toggl 工具推荐

更新于 2026/10/16

如何保持高效率一直都是热度不减的话题，在网络上也充斥着许多“教你高效率生活”、“5 秒钟学会如何自律”等教学。

本篇文章分享我自己总结并实践成功的效率提升方法！让我在有全职工作的情况下，在业余时间经营自媒体、写文章、录 Podcast、办讲座，也同时创立了 OfferLand 留学一站式平台 并管理 10 人的团队。本文总结出 6 个实用的建议＆1 个我自己在用的工具 (Toggl Track)，希望能帮助你提升生活和工作的效能。

设置目标：避免“闪亮物”，专注核心任务

在追求效率的过程中，我们往往容易倾向先解决简单却无关痛痒的事情。这就是所谓的“闪亮事物症候群”(Shiny Object Syndrome)，被外在的诱惑（简单容易的任务）所吸引，忽略了真正重要的核心任务。

举例来说，我常常会优先处理“光鲜亮丽”或是“比较容易解决”的事情。因为比起花大量心力在真正需要做的“硬活”上面，先解决多个简单的小任务，会感到比较有成就感。很多人会习惯把那些很困难、很挑战脑力的工作先摆在一边，先处理没有难度的重复性工作，搞定一大堆琐事之后，总感觉自己效率特别高。这其实就是一种错觉，长期来看反而会发现没有什么大的进展，而且很难让人进入深度的工作状态。

我们做时间管理的目的并不是拨出更多时间去处理这些琐事，而是想该如何把最好的精力投入到最重要、最能够带给自己价值的事情上！因此，在开始工作前，可以要先闭眼思考看看以下想法：“要专注于有助长远目标的活动，而非简单一时的成就感”。有了这个想法之后再开工，就可以更加合理的决定出“优先顺序”，不会再每次都从微不足道的任务开始下手。

忙碌并不等于高效或高产出。在工作时，必须时刻注意避免 “fake work” 并同时目标导向地管理时间。在避免自己花费太多时间在“无用的工作”，并且识别出哪些“不是”Priority。在工作前，不仅找出核心任务很重要，同时也必须了解哪些是无用的工作。

我自己会喜欢在早上先处理这些重要的核心任务，包含创意发想工作、策略思考工作、宏观决策工作等。因为早上处理完最困难的工作后，就会发现剩下的一天再也没有什么更难、更烦心的事情了。

执行层面：多工让你“自以为高效”，实则事倍功半

另一个常见的盲点是，很多人会认为自己擅长多工处理 (Multitasking)，但真实情况往往相反！当你以为自己事半功倍、双倍效率的时候，其实往往是事倍功半，自己的注意力一直在不同事物间徘徊。

比如说，我自己之前在工作时，会在旁边摆 iPad 看 Netflix，总觉得自己能够边工作边休息。但根据 2006 年美国心理学会 (American Psychological Association) 的研究 “Multitasking: Switching costs”，在工作中频繁切换注意力，其实反而会降低效率！虽然切换成本可能相对较小，有时每次切换只需几分之一秒，但当我们一直在任务之间反复切换时，这些成本会累积成大量时间。多工处理在表面上看似高效，但最终可能花费更多时间并导致更多错误的发生。

因此，多工其实是效率的最大敌人。专注于一件事情，避免分心处理多个任务，才能够提高工作质量，同时节省时间。我自己在工作时，也会尽量不听中文歌，以免思维被歌词牵着走。

时间块：区分创意工作和繁杂琐事

我会把工作分成两种性质：

• 创意发想的工作：包含写文章、学习、阅读；抑或是深度思考、开会讨论、Brainstorming 等等。这些工作都属于“高度耗脑”类型的，同时也是“不能被中途打断的”！
• 无需大脑的工作：包含撰写邮件、回复消息、聊天、检查待办事项等等琐碎工作，这些工作都是属于可以短时间完成并且不需要耗费大量脑力的，因此可以安排在琐碎的时间段中。

了解了这两种工作性质后，则需要利用“时间块”，细分时间周期、专注深度工作。时间块（Time Blocking）是一种很有效的时间管理方法，将一天分成若干时间段，每个时间段专注于一个特定的任务，同时做到避免多工处理。

例如，我会将一个完整的时间块用于“创意发想的工作”（写作、学习和阅读），并且确保这段时间都不会被中途打扰、而扰乱心流。零碎的短暂时间块（例如短短的 30 分钟或一小时）则用于安排会议和消息沟通。

这样的安排让我能够更专注地完成每一项任务，提高效率。而上述的时间块切分没有一定的准则，有些人喜欢每 30 分钟为一个周期。只要你能够区分两种工作，并且将高度耗脑的工作排在一个长时间不会被打扰的时间块中，则能快速提升效率！

我自己是使用 Toggl Track 的工具去完成时间块的纪录跟追踪，每当我想要开始深度工作时，我会把手机开勿扰＋打开 Toggl Track 的 Timer 功能去记录时间！

善用停顿点：定期审视工作重要性

关注“停顿点”是做好时间管理最重要的方法之一。在做完一件事情之后，一定要停下来想想接下来要做什么。同时注意上述提到的“闪亮事物症候群”，思考什么才是真正的核心任务。学会按下暂停键，有意识地掌控自己的思维，这样才能真正的少走弯路、节约时间。举例来说，使用 Toggl Track 内建的蕃茄时钟法，促使自己在认真专注一段时间后可以花时间沈淀休息、并抽离工作的在更高层次的审视工作的重要性和优先排序。

定期回顾：从进步中获得成就感

除了上述的概念和执行方式以外，也想分享一种长期重要的必要步骤，就是“定期回顾”。在设置好目标后，也要设置定期检视的周期，这样能使我们更容易感受到在某一事件上的成长，进而形成正向循环。

例如，我兼顾多份全职工作，会一段时间只专注在一件事情上。除了日常的全职工作和创业以外，我会连续三个月专注在某个单一的事情上，比如三个月学云端计算、三个月学习英文面试和准备简历、三个月学习产品管理知识等。设置好三个月学习英文的目标后，我会设下每个月要做“定期回顾”，花时间检视自己的进度。这种安排时间的方式对我来说更舒服，也让我能在单一方面快速成长。也因为定期回顾的步骤，我可以很容易察觉到自己在某一事件上的成长，进而更愿意投入时间。

而在定期回顾时，我同样使用同一个工具 Toggl Track 去回顾时间的利用情况！Toggl 不仅仅可以多个装置同步使用（我自己是用 iphone, Mac, Chrome 外挂），还可以设置 Projects 项目，将不同的工作按照项目归类。最后还能一键使用 Reports 功能去快速 Review 过去的时间使用情形。

避免本末倒置：盲从生产力潮流

在追求效率的道路上，我们常常会被各种新兴的生产力方法或工具所吸引。YouTube 上永远有新的视频介绍各种提高效率的工具，也有永远都有看不完的心得分享。然而，我们应该避免盲目追随潮流，即使那些新的工具都能有效提升生产力，如果自己已经有一个习惯且有效的生产力工具，就不需要每三个月、每半年更换一个。

找出适合自己的生产力工具是好事，但这些工具终究不能替代真正的工作。因此，要注意自己在“研究”跟“使用”这些生产力工具的时间。比如说，每天都花一个小时在排行程、纪录完成的事项、设置待办事项，可能就会有点过分本末倒置了，还不如把那一个小时花在重要任务上。

工具应该成为辅助，而无法取代实际的努力和执行。

我自己在项目管理、时间追踪、定期回顾等等情境都是使用同一个简单的应用程序，并将所有任务分类、排序。虽然市场上有许多功能更强大的工具，但这个 Toggl Track 对我来说已经足够（找到自己习惯的工具最重要）。即使有其他新工具推出，我也不需要频繁更换工具，导致更加浪费时间。

上述这些概念不只可以应用在工作上，同时在学习、自我成长、运动等等地方都一样是用！配合“以终为始”（详见：以终为始＆结果导向：战胜迷茫、找出目标的三步骤秘诀！）的概念后，就能够在不偏离主要航道的情况下较快达成自己的长期目标。

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