提升效率 6 方法:打破迷思、精準時間管理,真正的事半功倍!避免閃亮物&善用時間塊|Toggl 工具推薦

最後更新時間: 2024 年 07 月 28 日

如何保持高效率一直都是熱度不減的話題,在網路上也充斥著許多「教你高效率生活」、「5 秒鐘學會如何自律」等教學。

本篇文章分享我自己總結並實踐成功的效率提升方法!讓我在有全職工作的情況下,在業餘時間經營自媒體、寫文章、錄 Podcast、辦講座,也同時創立了 OfferLand 留學一站式平台 並管理 10 人的團隊。本文總結出 6 個實用的建議&1 個我自己在用的工具 (Toggl Track),希望能幫助你提升生活和工作的效能。

設定目標:避免「閃亮物」,專注核心任務

在追求效率的過程中,我們往往容易傾向先解決簡單卻無關痛癢的事情。這就是所謂的「閃亮事物症候群」(Shiny Object Syndrome),被外在的誘惑(簡單容易的任務)所吸引,忽略了真正重要的核心任務。

舉例來說,我常常會優先處理「光鮮亮麗」或是「比較容易解決」的事情。因為比起花大量心力在真正需要做的「硬活」上面,先解決多個簡單的小任務,會感到比較有成就感。很多人會習慣把那些很困難、很挑戰腦力的工作先擺在一邊,先處理沒有難度的重複性工作,搞定一大堆瑣事之後,總感覺自己效率特別高。這其實就是一種錯覺,長期來看反而會發現沒有什麼大的進展,而且很難讓人進入深度的工作狀態。

(Sources: Medium – Fahadjaduun)

我們做時間管理的目的並不是撥出更多時間去處理這些瑣事,而是想該如何把最好的精力投入到最重要、最能夠帶給自己價值的事情上!因此,在開始工作前,可以要先閉眼思考看看以下想法:「要專注於有助長遠目標的活動,而非簡單一時的成就感」。有了這個想法之後再開工,就可以更加合理的決定出「優先順序」,不會再每次都從微不足道的任務開始下手。

忙碌並不等於高效或高產出。在工作時,必須時刻注意避免 “fake work” 並同時目標導向地管理時間。在避免自己花費太多時間在「無用的工作」,並且識別出哪些「不是」Priority。在工作前,不僅找出核心任務很重要,同時也必須了解哪些是無用的工作。

我自己會喜歡在早上先處理這些重要的核心任務,包含創意發想工作、策略思考工作、宏觀決策工作等。因為早上處理完最困難的工作後,就會發現剩下的一天再也沒有什麼更難、更煩心的事情了。

執行層面:多工讓你「自以為高效」,實則事倍功半

另一個常見的盲點是,很多人會認為自己擅長多工處理 (Multitasking),但真實情況往往相反!當你以為自己事半功倍、雙倍效率的時候,其實往往是事倍功半,自己的注意力一直在不同事物間徘徊。

比如說,我自己之前在工作時,會在旁邊擺 iPad 看 Netflix,總覺得自己能夠邊工作邊休息。但根據 2006 年美國心理學會 (American Psychological Association) 的研究 “Multitasking: Switching costs”,在工作中頻繁切換注意力,其實反而會降低效率!雖然切換成本可能相對較小,有時每次切換只需幾分之一秒,但當我們一直在任務之間反覆切換時,這些成本會累積成大量時間。多工處理在表面上看似高效,但最終可能花費更多時間並導致更多錯誤的發生。

因此,多工其實是效率的最大敵人。專注於一件事情,避免分心處理多個任務,才能夠提高工作品質,同時節省時間。我自己在工作時,也會盡量不聽中文歌,以免思維被歌詞牽著走。

時間塊:區分創意工作和繁雜瑣事

我會把工作分成兩種性質:

  • 創意發想的工作:包含寫文章、學習、閱讀;抑或是深度思考、開會討論、Brainstorming 等等。這些工作都屬於「高度耗腦」類型的,同時也是「不能被中途打斷的」!
  • 無需大腦的工作:包含撰寫郵件、回覆訊息、聊天、檢查待辦事項等等瑣碎工作,這些工作都是屬於可以短時間完成並且不需要耗費大量腦力的,因此可以安排在瑣碎的時間段中。

了解了這兩種工作性質後,則需要利用「時間塊」,細分時間週期、專注深度工作。時間塊(Time Blocking)是一種很有效的時間管理方法,將一天分成若干時間段,每個時間段專注於一個特定的任務,同時做到避免多工處理。

例如,我會將一個完整的時間塊用於「創意發想的工作」(寫作、學習和閱讀),並且確保這段時間都不會被中途打擾、而擾亂心流。零碎的短暫時間塊(例如短短的 30 分鐘或一小時)則用於安排會議和訊息溝通。

這樣的安排讓我能夠更專注地完成每一項任務,提高效率。而上述的時間塊切分沒有一定的準則,有些人喜歡每 30 分鐘為一個週期。只要你能夠區分兩種工作,並且將高度耗腦的工作排在一個長時間不會被打擾的時間塊中,則能快速提升效率!

我自己是使用 Toggl Track 的工具去完成時間塊的紀錄跟追蹤,每當我想要開始深度工作時,我會把手機開勿擾+打開 Toggl Track 的 Timer 功能去記錄時間!

善用停頓點:定期審視工作重要性

關注「停頓點」是做好時間管理最重要的方法之一。在做完一件事情之後,一定要停下來想想接下來要做什麼。同時注意上述提到的「閃亮事物症候群」,思考什麼才是真正的核心任務。學會按下暫停鍵,有意識地掌控自己的思維,這樣才能真正的少走彎路、節約時間。舉例來說,使用 Toggl Track 內建的蕃茄時鐘法,促使自己在認真專注一段時間後可以花時間沈澱休息、並抽離工作的在更高層次的審視工作的重要性和優先排序。

定期回顧:從進步中獲得成就感

除了上述的概念和執行方式以外,也想分享一種長期重要的必要步驟,就是「定期回顧」。在設定好目標後,也要設定定期檢視的週期,這樣能使我們更容易感受到在某一事件上的成長,進而形成正向循環。

例如,我兼顧多份全職工作,會一段時間只專注在一件事情上。除了日常的全職工作和創業以外,我會連續三個月專注在某個單一的事情上,比如三個月學雲端計算、三個月學習英文面試和準備履歷、三個月學習產品管理知識等。設定好三個月學習英文的目標後,我會設下每個月要做「定期回顧」,花時間檢視自己的進度。這種安排時間的方式對我來說更舒服,也讓我能在單一方面快速成長。也因為定期回顧的步驟,我可以很容易察覺到自己在某一事件上的成長,進而更願意投入時間。

而在定期回顧時,我同樣使用同一個工具 Toggl Track 去回顧時間的利用情況!Toggl 不僅僅可以多個裝置同步使用(我自己是用 iphone, Mac, Chrome 外掛),還可以設置 Projects 專案,將不同的工作按照專案歸類。最後還能一鍵使用 Reports 功能去快速 Review 過去的時間使用情形。

避免本末倒置:盲從生產力潮流

在追求效率的道路上,我們常常會被各種新興的生產力方法或工具所吸引。YouTube 上永遠有新的影片介紹各種提高效率的工具,也有永遠都有看不完的心得分享。然而,我們應該避免盲目追隨潮流,即使那些新的工具都能有效提升生產力,如果自己已經有一個習慣且有效的生產力工具,就不需要每三個月、每半年更換一個。

找出適合自己的生產力工具是好事,但這些工具終究不能替代真正的工作。因此,要注意自己在「研究」跟「使用」這些生產力工具的時間。比如說,每天都花一個小時在排行程、紀錄完成的事項、設定待辦事項,可能就會有點過分本末倒置了,還不如把那一個小時花在重要任務上。

工具應該成為輔助,而無法取代實際的努力和執行。

我自己在專案管理、時間追蹤、定期回顧等等情境都是使用同一個簡單的應用程式,並將所有任務分類、排序。雖然市場上有許多功能更強大的工具,但這個 Toggl Track 對我來說已經足夠(找到自己習慣的工具最重要)。即使有其他新工具推出,我也不需要頻繁更換工具,導致更加浪費時間。

上述這些概念不只可以應用在工作上,同時在學習、自我成長、運動等等地方都一樣是用!配合「以終為始」(詳見:以終為始&結果導向:戰勝迷茫、找出目標的三步驟秘訣!)的概念後,就能夠在不偏離主要航道的情況下較快達成自己的長期目標。


\\ 留學&求職資源彙總 //

  • 💰 雅思 IELTS 報名 $500 折價券:「點我」填問卷即可領取
  • 🎯 OfferLand 落點分析:「點我」獲得 Jason 學長精選的留學顧問免費諮詢!
  • 📚 我寫的電子書:「輸入優惠碼:blog100」獲得履歷 CV、SOP 文書、英文面試攻略專屬折扣

\\ 我提供的留學&職涯服務 //

  1. 📝 履歷 CV 精修&深度諮詢打造你的優質 CV!透過專業深度諮詢&潤飾,找到閃光點讓你大放光彩! 一同討論故事、找到自我定位和優勢,獲得更多面試機會!
  2. ✍🏻 文書編修&深度諮詢(SOP, PS, CV, 推薦信)超過百人好評!帶你精準表述自身經驗,為成功錄取夢校鋪路! 從故事挖掘、架構調整到語言修飾,全方位讓申請文書煥然一新,一起寫出有邏輯且吸引人的故事!
  3. 📌 模擬面試(求職&留學):1 對 1 狙擊弱點、實戰提升熟練度提高面試通過率|深挖優勢、練就自信,一次練習全面提升,從容應對面試!全方位支持,為你開啟職場新篇章!

\\ 我架設了「OfferLand.cc 留學&職涯一站式平台」 //

  1. 🎯 申請落點:查詢 4,600+ 申請落點數據,精準定位選校策略
  2. ⭐️ 面試題庫:140+ 留學面試資料庫,一起促進資訊對稱
  3. 🌐 論壇:瀏覽 350+ 優質文章

👉🏻 加入 OfferLand LINE 好友,獲得個人化落點訂閱推送


訂閱電子報:獨家優惠資訊、最新內容通知!
不定期分享高效成長 Tips & Insights


我的 Instagram (@jason_career) & YouTube(Jason 學長)& LinkedIn 會分享更多高效成長、外商職涯、留學申請等内容。一起為履歷加分、在人才市場脫穎而出!歡迎大家追蹤、找我聊聊!

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *