留學文書教學|10 步驟改善文書,提升錄取率!SOP, Essay, PS 必看教學檢核表

不管你是正困擾於留學申請,還是未來有打算想出國留學,先掌握以下 10 個概念跟撇步,將大幅提升你的錄取率,展示出你與他人的不同!

在本篇文章,我將介紹一份完整的申請 Package 和結構嚴謹的 Essay/SOP/PS 應該具備的概念和重點。這些申請材料不僅僅要符合學校的文書提示 (Essay Prompt),還要能展現你的個性、特質、抱負以及你與該校系的契合程度。

利用下面的 10 項檢核表 Checklist 來提升你的申請完整度。一起撰寫出一份既引人注目又能反映真實自我的文章,同時提升留學申請過程中每一個小細節的完整度!

把握每一個展示機會

首先,在申請過程中,有各式各樣的機會向招生官展示你是誰、你取得的成就、你的熱忱與計畫,以及你為什麼適合這個校系。每個可以輸入文字或上傳檔案的地方都是展現你的個性、經驗和抱負的機會。因此,要精心發想一個有凝聚力(有一致的計畫和形象)的故事,並且妥善利用「每一個」申請資料中的所有展示機會,包括 Essay、履歷、推薦信、面試和申請系統,甚至是學校辦的網路說明會 Information Sessions、與招生官來往的信件等等都是讓他們對你留下好印象的機會。

在這裡,經常被忽略的幾件事是:要把握每一個表達自己的機會,用不同的角度切入描述自己的故事!

  • 如果學校有要求多篇文書,每一篇的切入角度和講述的故事都要不一樣。
  • 申請系統中如果有詢問過往工作經歷,也盡量不要直接複製履歷中的內容,反而應該好好利用這一個機會去額外補充履歷沒有寫到的內容。
  • 如果文書 (Essay, PS, SOP) 有提到履歷中的內容,也一定不要用同樣的描述方式、切入角度。比如說:履歷可以著重在客觀的成就與貢獻數據表達,而文書則是主觀的經驗反思和成長。並且,履歷通常是展現「過去」的事實,反而文書應該是要串連「過去+學校+目標」,把你的過去和未來連結起來,並且讓招生官了解你求學動機跟留學對你未來目標的影響。

真實故事和文書主題

看過數百份申請文書,我得到的結論是:最好的文書往往來自於最真實的故事!

好的文書要能反映出你的個人經驗:從這些經驗中獲得的教訓、熱忱或反思,並且從自我反思中了解到的職業目標跟短中長期計畫,最終再帶入把你打算如何利用學校(學校在你的未來計畫中扮演什麼角色)。

然而,說起來簡單做起來難,這需要花費大量的時間探索、思考、溝通交流和做資料收集。這邊提供幾個文書方向供參考:

  • 確定中心主題:將人生經歷縮小到單一主題或敘述可能會很困難,但如果能做到卻可以有效地讓文書圍繞主旨、明確表達你的特色。
  • 平衡自己的優缺點:每個人都有長處和短處。必須在文書中找到適當的平衡點,適時提到短處可以展現出你有反思過自身弱勢,同時也可以提到你計畫如何利用學校去彌補自己的短處;反觀,如果把文書重點「全部」都放在自己的優勢上,可能會讓人望而生畏,而且也會對你為何需要留學產生疑慮⋯ 畢竟既然你已經全能了,應該不需要留學也可以達到你的目標吧?
  • 寫出引人入勝的故事:撰寫邏輯清楚的申請文書從來都沒有放諸四海皆準的方法(更遑論模板)。千萬不要使用模板或完全應用 AI 去撰寫文章。可以適當發揮出想像力,甚至把你的個人興趣或特色融入在文書中,才能夠讓招生官在每天看上百份文書的繁忙中感到有趣和印象深刻。

推薦信 Recommendation Letter

推薦信是你的申請材料中,唯一一個來自第三方的觀點 Input,因此學校對推薦信的看重程度不容小覷。一篇好的推薦信不一定能幫你加很多分,但一篇爛的推薦信絕對可以害你被學校拒絕!

招生官希望從這一個文件中看到別人眼中的你,而不是重複敘述履歷或 SOP/PS 中提過的內容或成就。畢竟如果是推薦人自己寫的推薦信內容,是不太可能跟你的其他文書內容重複(至少推薦人看事情的陳述方式不會跟你一樣)。

一封好的推薦信應該是由推薦人自己寫,從第三人的視角向學校推薦你,所以「舉例」就顯得非常重要!舉例能夠讓學校更加了解你跟推薦人的關係,並且通過過往事例去告訴學校你在團隊中扮演的角色。如果只是通過推薦信去寫出客觀事實(成就、成績、排名等等),則會過於平庸且與其他申請材料的重複性過高,應該要用說故事的方式去讓學校知道「在推薦人眼中」你是如何達成這些成就、你跟其他同儕相比的優勢、你的特點、優勢或所展示的價值觀等等。

如果你找留學代辦幫忙準備文書,他們幫每一屆甚至每一位學生都準備類似的推薦信模板,並且用相似的寫作手法跟語法,這種推薦信交出去後,學校只會覺得千篇一律、了無新意。甚至,同一位學生的兩三個推薦信都長得相似,導致學校認為文件是學生代擬的。

推薦信內容可以寫什麼?

以 MBA 為例,學校會有固定的問題讓推薦人去回答,不像是其他 MS 碩士科系給推薦人比較多自由發揮空間。在收集了很多間 MBA 問推薦人的問題後,我找到幾個常見的共同題目。由此可知,學校通常會想了解以下幾個要點:

  • 跟其他同儕相比,申請人的表現(排名&優勢)和具體例子
  • 推薦人曾給申請人的建設性意見 (constructive feedback) 以及申請人如何應對
  • 推薦人認為申請人可以為學校社群貢獻什麼
  • 推薦人為什麼認為申請人可以在職涯中獲得成功

想了解更多推薦信內容,可以參考我寫的 5000 字文章 👉🏻「這篇文章」,掌握如何引導教授或主管寫出 Solid 且 Supportive 推薦信!

簡歷 Resume / CV

留學申請中,履歷佔了很重要的角色。尤其在招生官時間不多的情況下,履歷可以讓他一眼就快速掌握申請者的經驗和優勢。因此撰寫一份好的履歷,突顯最新且最相關的成就和經歷,都可以展示出你的專業性和進取心。

首先,一份好的履歷模板跟教學絕對可以讓你省下很多時間,避免走過一堆彎路。請絕對不要使用 Canva 或網路上的各種奇怪履歷模板或線上履歷製作工具,它們不只常常華而不實,且浪費一堆空間在所謂的美觀上。請直接使用最傳統的黑白履歷模板即可,將篇幅焦點留在內容上。

我精心撰寫了一份電子書「履歷超全攻略(附:檢核表 + Word 模板)」,超高 CP 值且內容非常豐富全面,超級推薦你點進去看看!

同時我也寫了幾篇履歷相關文章,如果想了解更多履歷撇步,可以參考這篇文章 👉🏻「撰寫完美履歷:簡單五步提高面試機會,著重影響而不是責任!

履歷相關性

「相關性」是履歷的一大重點之一!你可以在完成履歷後,請別人幫你看一次履歷,並讓他們猜測你想要申請的科系是什麼。如果連他們都猜不出來,是想看看招生官收到這份履歷後,心中會不會產生出「這個人的背景經驗跟我的科系有什麼關聯?為什麼他會想申請這個科系?」等疑慮。

要先從學校的「需求」出發,調查並找出與你申請校系有關的成就、技能和經驗;履歷內容應該符合你想要申請的學校要求。比如說:下圖為 Business Analysis 商業分析的三大核心元素,數理能力 Mathematics、程式語言基礎 Computer Science 和商業敏銳度 Business Acumen。

如果要申請 MSBA 商業分析科系,履歷的 Bullet Point 則可以圍繞在這三點去著重強調;即使過往經歷非直接相關,也可以通過「了解需求」去挖掘核心能力,證明自己已經累積相關基礎、準備好應對學校的課程。

學校研究 School Research

在準備申請時,必須對你打算申請的學校進行充分研究,了解其特色和文化,並確保你的申請有充分或是時不時(不經意地)表現出對該學校的真誠興趣。

首先,在學校研究的初期,是挑選學校名單!根據自身興趣和情況,決定好申請的國家+申請的科系方向,決定後則可以根據自身的申請 Profile 強度去判斷申請的校系清單。

在這邊非常推薦大家使用我架設的 OfferLand 申請落點查詢系統,查看申請上你的夢想院校學長姐們的申請背景(考試成績、畢業學校、GPA、工作等情況),可以有效去判斷自身落點跟申請學校清單(衝刺、匹配、保底)。同時,也可以在查看申請落點時,通過留言功能向學長姐提問喔!

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說故事和背景

MBA 招生官每輪都要閱讀數百份申請,甚至其他碩士科系的招生委員需要閱讀到數千份。

你知道讓他們開始厭煩的最好方法嗎?

寫出這樣的句子:

Reflecting on my path marked by professional growth and challenges, armed with a Bachelor’s degree in Business Administration, I am eager to embark on an MBA journey in the United States, drawn by the country’s dynamic business landscape and the transformative, collaborative nature of its business education, where renowned faculty and extensive alumni networks present unparalleled opportunities for mentorship and networking.

這是一個…「61」個字,組成的「句子」!

然而這種句子卻是我通過 ChatGPT 產生的,越來越多人會使用 AI 工具去潤式文句,但在使用時也必須確保字句不要「太華麗」,有時候簡潔明瞭才是最重要的!你並不是申請「英文」系,華麗詞句並不能增加你申請上的優勢。

如果招生官能忍著劇痛,讀完上面這段長篇大論,他們看完後對你的唯一了解只會是:你是個令人難以忍受的作者。你無法簡潔扼要地總結經驗。你很難用能讓讀者理解的方式傳遞訊息。這最終意味著你的溝通能力還有待進步,而所有以上這些特質都會讓你的申請直接被拒絕。

身為「友善」的申請者,你的首要任務就是讓招生官能夠快速且輕鬆有趣地理解你的故事!

但在實踐中如何做到這一點呢?

我推薦可以採用「新聞寫作」的風格。如果你有讀過英文的新聞,通常字句不會太長,甚至單字也不會到太困難。所以,今天想向大家介紹一個讓文章更有感染力的小技巧:改變句子的長度!就是這個超簡單的小撇步就可以改變很大!不一定要把文書裡面的每個短句子合併起來成為一個三四十字組成的句字。

文書重點永遠都在於:清晰明瞭、目標明確、邏輯縝密。而這些重點都跟「華麗詞藻」或「61」個字組成的句子扯不上關係。

想要了解更多 SOP/Essay/PS 文書寫法,歡迎觀看:「我的 YouTube 講座影片」!

願靈感與你同在!

自我反思 Self-reflection

申請資料永遠都圍繞著 “Why”,而如果想要了解清楚各個留學跟職涯的理由,則需要經歷大量的自我反思。因為你需要能夠簡潔地闡述自己的目標、經驗和動機。真實和自我反思是能引起招生官共鳴的關鍵!

以下是一些招生官在看文書時,想要真正了解到的見解跟想法:

  1. 為什麼選擇留學?為何要申請這個科系?學校會想知道你為什麼申請這個科系以及您希望實現什麼目標。
  2. 職業目標:你的短&長期職業目標是什麼?這個科系將如何幫助你實現這些目標?
  3. 強調寫作的真實性:你的文章應反映出你的獨特經驗、觀點和個性。要真誠,讓你的個性和獨特性在文章中體現出來。
  4. 領導經驗:你在個人和職業生活中是如何展現領導力的?(MBA 特別看重)
  5. 失敗/應變能力:學校會希望了解你是如何應對挑戰和克服挫折的。如何從經驗中成長的?(MBA 特別看重)

了解自己的不足,說明計畫如何克服

招生官經常在尋找具有良好學術和職涯發展潛力全面發展的申請者。然而,每個人在申請中都會有差距和不足。關鍵是要正視它們,並解釋自己是如何克服或計劃/正在如何打算克服的。

以下是一些關於如何解決申請中的差距和不足 (Gap) 的建議:

  1. 找出自己的差距和不足:第一步是認真檢視自己的申請資料,找出可能存在不足的地方。
  2. 從正面的角度解釋你的差距和不足:重點說明你是如何從自己的經驗中學到經驗教訓,以及你作為一個人(個人層面 Personal)和專業人士(專業層面 Professional)是如何成長的。
  3. 突顯你的優勢和成就:不要讓你的差距和不足掩蓋了你的優勢和成就。確保在申請表中突出你最令人印象深刻的經歷。
  4. 展現你對個人成長和發展的承諾:向招生官展示你對個人和職業發展的承諾。

最後的最後,感謝你閱讀到這邊!同樣重要的是要記住,留學申請審核常常是一個全面的過程。招生官將考慮您申請的方方面面,包括 GMAT/GRE 成績、畢業學校&GPA、工作經驗、課外活動、推薦信和文書。因此,你的申請資料中的任何一項都不會單一成為決定性因素。

通過仔細閱讀這篇文章,我相信你將更可以確保你的留學申請是完整而有力的,提高成功錄取的機會。祝你好運!


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